Isplati li se angažirati vanjsku kontrolu kvalitete kod dobavljača?

Kada je vanjska kontrola investicija, a kada nepotreban trošak?

Sve veći zahtjevi kupaca, složeniji lanci dobave i stroži rokovi isporuke doveli su do toga da mnoge organizacije razmišljaju o angažiranju vanjske kontrole kvalitete kod svojih dobavljača.

Pitanje koje se pritom najčešće postavlja nije treba li kontrola postojati, nego isplati li se ulagati u dodatnu provjeru proizvoda i procesa prije nego što roba stigne do kupca ili vlastite proizvodnje.

Odgovor nije uvijek isti.

U nekim slučajevima vanjska kontrola predstavlja nepotreban trošak, dok u drugima može spriječiti višestruko veće financijske gubitke.

Što je vanjska kontrola kvalitete?

Vanjska kontrola kvalitete podrazumijeva angažiranje neovisnog stručnjaka ili specijalizirane tvrtke koja u ime kupca provodi pregled proizvodnog procesa, kontrolu gotovih proizvoda prije isporuke, kontrolu prve serije, audit procesa, provjeru provođenja korektivnih aktivnosti, kontrolu pakiranja, označavanja i dokumentacije, stock check i pregled raspoloživih zaliha, praćenje proizvodnje tijekom kritičnih projekata te izvještavanje kupca o stvarnom stanju kod dobavljača.

Takva osoba ili tim djeluju kao produžena ruka kupca te pružaju objektivnu procjenu stanja prije nego što proizvod napusti proizvodni pogon.

Kada vanjska kontrola ima smisla?

Angažiranje vanjske kontrole posebno je opravdano kada:

uvodite novog dobavljača
pokreće se novi proizvod ili nova proizvodna linija
postoje česte reklamacije kupaca
proizvod ima visoku dodanu vrijednost
posljedice reklamacije mogu zaustaviti proizvodnju kupca
dobavljač posluje u drugoj državi
vlastiti tim nema dovoljno kapaciteta za redovite kontrole
postoji povećan rizik zbog promjene materijala ili procesa
priprema se audit kupca ili certifikacijski audit
kupac zahtijeva dodatnu razinu sigurnosti prije isporuke.

Kada nema potrebe za dodatnom kontrolom?

Vanjska kontrola nije uvijek najbolje rješenje.

Ako je proces stabilan, dobavljač godinama ostvaruje odlične rezultate, reklamacije su rijetke, a sustav kvalitete pouzdano funkcionira, dodatna kontrola može predstavljati nepotreban trošak.

U takvim situacijama dovoljno je provoditi povremene audite procesa i periodične provjere.

Prednosti vanjske kontrole kvalitete

Angažiranjem neovisnog partnera organizacija dobiva:

objektivnu procjenu stvarnog stanja
pravovremeno otkrivanje problema
manji broj reklamacija
smanjenje rizika isporuke neispravnih proizvoda
veću sigurnost prije isporuke
stručnu podršku u komunikaciji s dobavljačem
kvalitetnije izvještavanje menadžmenta
bržu provedbu korektivnih aktivnosti
manji pritisak na vlastite resurse
bolju kontrolu nad kritičnim projektima.

Mogući nedostaci

Kao i svaka usluga, i ova ima određena ograničenja.

Najčešći izazovi su:

dodatni troškovi
potreba za dobrom komunikacijom između svih uključenih strana
jasno definiranje odgovornosti
moguć otpor dobavljača prema dodatnoj kontroli
potreba za kvalitetnim i stručnim kontrolorima.

Ako se usluga koristi planski i ciljano, navedeni nedostaci u pravilu su zanemarivi u odnosu na koristi koje donosi.

Kako izračunati isplativost?

Najčešća pogreška je promatrati samo cijenu kontrole.

Pravo pitanje glasi:

Koliko košta jedna ozbiljna reklamacija?

Primjer.

Trošak reklamacije može uključivati:

hitan prijevoz proizvoda
dodatno sortiranje
zamjenu proizvoda
rad zaposlenika
zastoj proizvodnje kupca
ugovorne kazne
dodatne interne kontrole
narušavanje odnosa s kupcem
gubitak budućih poslova.

U mnogim slučajevima jedna reklamacija može koštati više desetaka tisuća eura.

S druge strane, povremena ili kontinuirana vanjska kontrola predstavlja samo mali dio tog iznosa.

Primjer financijske isplativosti

Pretpostavimo da organizacija godišnje ostvaruje 600 isporuka, da se ozbiljna reklamacija dogodi jednom godišnje, da prosječni trošak jedne reklamacije iznosi 20.000 €, dok vanjska kontrola kvalitete stoji 600 € mjesečno.

Bez vanjske kontrole

Trošak reklamacije: 20.000 €
Trošak kontrole: 0 €
Ukupan godišnji trošak: 20.000 €

Uz vanjsku kontrolu

Trošak reklamacije: 0 €
Trošak kontrole: 7.200 €
Ukupan godišnji trošak: 7.200 €

U ovom pojednostavljenom primjeru organizacija ostvaruje potencijalnu uštedu od gotovo 13.000 € godišnje, uz znatno manji poslovni rizik.

Naravno, svaka organizacija ima drugačije procese, ali princip ostaje isti – potrebno je usporediti trošak preventivnih aktivnosti s mogućim troškovima nekvalitete.

Kako donijeti odluku?

Prije donošenja odluke preporučujemo odgovoriti na nekoliko pitanja:

Koliki je stvarni rizik reklamacije?
Koliko nas jedna reklamacija može koštati?
Imamo li dovoljno vlastitih resursa?
Koliko često posjećujemo dobavljače?
Koliko vjerujemo postojećem sustavu kontrole?
Koliko bi nas koštao zastoj kod kupca?
Možemo li si priuštiti jednu ozbiljnu pogrešku?

Odgovori na ova pitanja vrlo brzo pokažu ima li dodatna kontrola ekonomskog smisla.

Zaključak

Vanjska kontrola kvalitete nije rješenje za svaki problem, ali u odgovarajućim okolnostima predstavlja jednu od najisplativijih preventivnih aktivnosti koje organizacija može uvesti.

Pravovremeno otkrivanje odstupanja, neovisna procjena procesa i kvalitetna komunikacija s dobavljačima značajno smanjuju rizik reklamacija, zastoja proizvodnje i neplaniranih troškova.

Najuspješnije organizacije ne ulažu u kontrolu zato što ne vjeruju svojim dobavljačima, već zato što razumiju koliko je skupo kada problem bude otkriven prekasno.

Kvaliteta se ne kontrolira na kraju procesa. Kvaliteta se gradi kroz stabilne procese, pravovremene provjere i donošenje odluka na temelju činjenica.

Razmišljate o uvođenju vanjske kontrole kvalitete ili želite procijeniti isplativost takvog modela? Kontaktirajte Lean & Smart za neovisnu procjenu procesa, audit dobavljača ili organizaciju kontrola u ime kupca.